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Der Zentraleinkauf der Barmherzigen Brüder in Wien wickelt Beschaffungen zentralisiert ab. Viele Ausschreibungen können aufgrund der hohen Auslastung aller Ressourcen nur in großen zeitlichen Abständen durchgeführt werden, was besonders am Umfang der Leistungsverzeichnisse und der hohen Anzahl potentieller Lieferanten liegt. Der Vergleich und die Auswertung von Angeboten müssen mit akribischer Genauigkeit erfolgen, um die Grundlagen für Verhandlungen zu schaffen. Der Erfolg wird nur durch die Erfahrung und Qualität der Mitarbeiter gewährleistet und Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit können nur sehr schwer kompensiert werden.

Anhand eines konkreten Projekts, der Beschaffung von Pflegebedarfsmittel mit einem Leistungsverzeichnis von ca. 1.500 Positionen und ca. 120 potentiellen Anbietern, soll die Angebotseinholung über ein elektronisches System standardisiert und der Vergleich sowie die Auswertung aller Angebote automatisiert werden. Zu diesem Zewck wurde die negPOINT eSourcing Lösung speziell für die Anforderungen der Barmherzigen Brüder erweitert. Der Einkäufer erhält auf Knopfdruck einen Report aus allen abgegebenen Angeboten, der gemäß seinen Vorgaben alle Informationen und Preisvergleiche aufzeigt, nicht nur über das gesamte Leistungsverzeichnisse, sondern auch über beliebig viele Teilbereiche. Das System vereinfacht den Prozess, verringert die Durchlaufszeit, entlastet Ressourcen und soll langfristig auch eine gewissen Dynamik unter den Lieferanten erzeugen.