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Kategorie PT
Personal und Training
Qualifizierung zum Internen Prozess-Auditor
Pelzmann Unternehmensberatung
nominiert
Jahr: 2006 | Bundesland: Steiermark
Einreicher: Pelzmann Unternehmensberatung
Kunde: Bundesministerium für Finanzen
1. Ausgangssituation
Das Bundesministerium für Finanzen plante, im Jahr 2005 einen internen Auditorenpool aufzubauen.
Dafür sollen interne Auditoren und Auditorinnen qualifiziert werden, die im Jahr 2005 im Rahmen des Auditplanes des Bundesministeriums für Finanzen Prozesse selbständig auditieren sollen.
Ziel dieser Audits war und ist die ständige Verbesserung der auditierten Prozesse in der Finanzverwaltung.
Diese Prozessaudits sind für die Steuer- und Zollverwaltung ein weiterer Schritt in Richtung Qualitätsmanagementsystem und sollen einerseits zu Prozessoptimierung der auditierten Prozesse und zu einer Kultur der laufenden Verbesserung und eines konstruktiven Umganges mit Fehlern beitragen.
Die Prozessaudits wurden nach einem umfassenden Change in der Steuer- und Zollverwaltung eingesetzt, mit dem Ziel, das Wissen der einzelnen Mitarbeiter für die Prozessoptimierung zu nützen , in einen ständigen Verbesserungsprozess einfließen zu lassen und als good- oder best practise Modelle der gesamten Steuer- und Zollverwaltung zur Verfügung zu stellen.
2. Zielsetzung der Qualifizierung
Ziel: Ausbildung Interner Auditorinnen und Auditoren zur internen Prozessauditierung.
Die TeilnehmerInnen lernten, wie sie erfolgreich interne Audits planen, vorbereiten, durchführen und Prozess-Audits als Grundlage zur ständigen Verbesserung ihrer Organisation durchführen und nutzen.
In dieser Ausbildung wurde die fachliche und soziale Kompetenz beim Auditprozess gemeinsam mit den Teilnehmern und Teilnehmerinnen anhand konkreter Audit-beispiele aus der Auditpraxis des BMF herausgearbeitet.
Die Auditgruppe im BMF hat auf Basis einer Risikoanalyse einen Auditplan für die Prozessaudits im Jahr 2005 entwickelt. Die in diesem Auditplan festgelegten Audits stellten die Basis für alle Praxisbeispiele bei der Auditorenausbildung dar.
Im Rahmen der Ausbildung wird die Auditplanung und Auditdurchführung der im Auditplan für 2005 festgelegten Audits vorbereitet (Auditeinladungen, Checklisten-erstellung, Auditdokumentationsvorlagen etc.).
Fokus dieser Ausbildung für interne Auditoren war:
den Erfolg der zukünftigen AuditorInnen zu unterstützen
Leistung und Qualität in den zu auditierenden Prozessen zu optimieren,
Eine gute Basis für die zwischenmenschlichen Beziehung im Auditprozess zu schaffen (Kommunikations- und Konfliktverhalten),
die Lernschritte überschaubar, realitätsbezogen und angemessen zu gestalten.
komplexes Lernen zu ermöglichen. Das heißt, Lernen auf allen Ebenen zu ermöglichen und zu fördern.
Im Rahmen der Ausbildung wurden
gemeinsam Formularvorlagen und Checklisten für die Auditprozesse entwickelt
Konkrete Auditsituationen von Audits aus Dienstleistungsunternehmungen (anonymisiert) als Fallbeispiele besprochen
Konkrete Auditsituationen an Praxisbeispielen aus der Steuer- und Zollverwaltung geübt
Die zukünftigen AuditorInnen lernten die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Qualitätsmanagementsysteme kennen (ZB CAF, ISO 9001:2000 und EFQM)
Der Beraterin ging es beim Qualifizierungskonzept darum, "komplexes Lernen", das heißt Lernen auf allen Ebenen, der Ebene der intellektuellen, fachlichen Fähig-keiten, der Ebene des Verhaltenslernens, der Ebene des emotionalen Lernens, der Ebene des Willens und der kommunikativen Fertigkeiten, zu ermöglichen.
Die Inhalte und Themen der Qualifizierung sind eng mit dem Organisationsalltag der TeilnehmerInnen verknüpft.
3. Inhalte der Qualifizierung für interne Prozessauditoren und Auditorinnen
Dauer der Qualifizierung: 5 Tage
TN Zahl: 16
Qualifizierungsort: Bundesfinanzakademie
Das Ausbildungskonzept für interne Auditoren war so angelegt, dass im Rahmen des Qualifizierungsprozess jeweils eine TeilnehmerInnengruppe von 4 Personen ein konkretes Audit für den Auditprozess im Jahr 2005 vorzubereiten hat (Auditcheckliste, Vorgespräch, Be-richtstruktur etc..). Diese Teilnehmergruppen wurden im Rahmen der Ausbildung wie Projektgruppen geführt.
Der Aufbau des Qualifizierungsprogrammes folgte dem Auditprozess, so wurde am ersten Qualifizierungstag zu Audits allgemein, am zweiten Qualifizierungstag zu Auditvorbereitung, am dritten Qualifizierungstag zu Auditdurchführung, am vierten Qualifizierungstag zu Auditnachbereitung gearbeitet ; am fünften Qualifizierungstag waren Sequenzen zur Integration des Gelernten und zum Rollenwechsel zum Internen Prozess-Auditor geplant.
Die konkreten von den TeilnehmerInnen vorzubereitenden Audits wurden vom Auftraggeber festgelegt.
Die Beraterin ging bei der Qualifizierung für interne Auditoren und Auditorinnen davon aus, dass
es bei dieser Qualifizierung vor allem darauf ankommt, die fachliche und die Kommunikationskompetenz des Auditors, der Auditorin zu fördern
Interne Auditoren an ihrem Auditverhalten und an ihren Auditergebnissen gemessen werden.
Auditieren über Erfahrung gelernt werden kann, das heißt, im Rahmen der Ausbildung werden konkrete Auditsituationen erarbeitet, gespielt und ausgewertet (?Lernen am Konkreten?).
es das Hauptziel ist, die zukünftigen internen Auditoren und Auditorinnen zu befähigen, die konkreten Auditsituationen gut und im Sinne einer Qualitätsverbes-serung für das Bundesministerium für Finanzen zu meistern.
4. Methodik
Eingesetzte Methoden waren:
Präsentationen/Inputs (Qualitätsmanagement und Audittechnik)
Gruppenarbeiten
Einzelarbeit
Arbeiten in Dyaden
Rollenspiele
Aufstellungen
kreative, humorvolle Arbeit (Collagen etc.))
Wahrnehmungsübungen
konkrete Fallarbeit an konkreten Auditsituationen
Neben den inhaltlich unterschiedlichen Schwerpunkten der einzelnen Module kom-men folgende Elemente immer wieder vor:
Reflexion und Feedback innerhalb der Teilnehmergruppe in Bezug auf Auditorenverhalten
360 Grad Evaluierung der Qualifizierung und der Wirkungen der Qualifizierung im Rahmen einer Großgruppe.
5. Nutzen und Wirkung
Die ausgebildeten Prozessauditorinnen wurden als AuditteamleiterInnen bei 9 verschiedenen Prozessaudits in verschiedenen Ämtern der Steuer- und Zollverwaltung in ganz Österreich eingesetzt.
Folgende Prozessaudits wurden durchgeführt:
Zollverfahren/Kontrollen
Abgabensicherung
Verfahrensrecht
Verbrauchsteuern
Umsatzsteuer
Grunddaten
GPLA
Lohnssteuer
Einkommensteuer
Aus diesen Audits heraus wurden gemeinsam mit den auditierten Einheiten über 100 Empfehlungen in folgenden Bereichen erarbeitet, die jetzt schrittweise umgesetzt werden.
Personalstruktur
Aus- und Weiterbildung, Personalentwicklung:
Kommunikation, Informationsaustausch
Prozessoptimierung, Arbeitsaufteilung
IT Verbesserungen
Dokumentation, Wissensmanagement
Zu Beginn 2006 wurde eine Art 360 Grad Feedback-Evaluierungsveranstaltung
über den Auditprozess im Jahr 2005 durchgeführt. In dem die Auftraggeber, Auditoren, Auditteamleiter und MitarbeiterInnen aller Hierarchiebenen der auditierten Fi-nanzämter (Vorstände, Fachvorstände, Teamleiter und Mitarbeiter) gemeinsam die unterschiedlichen Auditphasen im Jahr 2005 diskutierten, Stärken und Stolpersteine für diese Auditphasen herausarbeiteten und daraus Maßnahmen für den weiteren Auditprozess ableiteten.
Das Bundesministerium für Finanzen plante, im Jahr 2005 einen internen Auditorenpool aufzubauen.
Dafür sollen interne Auditoren und Auditorinnen qualifiziert werden, die im Jahr 2005 im Rahmen des Auditplanes des Bundesministeriums für Finanzen Prozesse selbständig auditieren sollen.
Ziel dieser Audits war und ist die ständige Verbesserung der auditierten Prozesse in der Finanzverwaltung.
Diese Prozessaudits sind für die Steuer- und Zollverwaltung ein weiterer Schritt in Richtung Qualitätsmanagementsystem und sollen einerseits zu Prozessoptimierung der auditierten Prozesse und zu einer Kultur der laufenden Verbesserung und eines konstruktiven Umganges mit Fehlern beitragen.
Die Prozessaudits wurden nach einem umfassenden Change in der Steuer- und Zollverwaltung eingesetzt, mit dem Ziel, das Wissen der einzelnen Mitarbeiter für die Prozessoptimierung zu nützen , in einen ständigen Verbesserungsprozess einfließen zu lassen und als good- oder best practise Modelle der gesamten Steuer- und Zollverwaltung zur Verfügung zu stellen.
2. Zielsetzung der Qualifizierung
Ziel: Ausbildung Interner Auditorinnen und Auditoren zur internen Prozessauditierung.
Die TeilnehmerInnen lernten, wie sie erfolgreich interne Audits planen, vorbereiten, durchführen und Prozess-Audits als Grundlage zur ständigen Verbesserung ihrer Organisation durchführen und nutzen.
In dieser Ausbildung wurde die fachliche und soziale Kompetenz beim Auditprozess gemeinsam mit den Teilnehmern und Teilnehmerinnen anhand konkreter Audit-beispiele aus der Auditpraxis des BMF herausgearbeitet.
Die Auditgruppe im BMF hat auf Basis einer Risikoanalyse einen Auditplan für die Prozessaudits im Jahr 2005 entwickelt. Die in diesem Auditplan festgelegten Audits stellten die Basis für alle Praxisbeispiele bei der Auditorenausbildung dar.
Im Rahmen der Ausbildung wird die Auditplanung und Auditdurchführung der im Auditplan für 2005 festgelegten Audits vorbereitet (Auditeinladungen, Checklisten-erstellung, Auditdokumentationsvorlagen etc.).
Fokus dieser Ausbildung für interne Auditoren war:
den Erfolg der zukünftigen AuditorInnen zu unterstützen
Leistung und Qualität in den zu auditierenden Prozessen zu optimieren,
Eine gute Basis für die zwischenmenschlichen Beziehung im Auditprozess zu schaffen (Kommunikations- und Konfliktverhalten),
die Lernschritte überschaubar, realitätsbezogen und angemessen zu gestalten.
komplexes Lernen zu ermöglichen. Das heißt, Lernen auf allen Ebenen zu ermöglichen und zu fördern.
Im Rahmen der Ausbildung wurden
gemeinsam Formularvorlagen und Checklisten für die Auditprozesse entwickelt
Konkrete Auditsituationen von Audits aus Dienstleistungsunternehmungen (anonymisiert) als Fallbeispiele besprochen
Konkrete Auditsituationen an Praxisbeispielen aus der Steuer- und Zollverwaltung geübt
Die zukünftigen AuditorInnen lernten die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Qualitätsmanagementsysteme kennen (ZB CAF, ISO 9001:2000 und EFQM)
Der Beraterin ging es beim Qualifizierungskonzept darum, "komplexes Lernen", das heißt Lernen auf allen Ebenen, der Ebene der intellektuellen, fachlichen Fähig-keiten, der Ebene des Verhaltenslernens, der Ebene des emotionalen Lernens, der Ebene des Willens und der kommunikativen Fertigkeiten, zu ermöglichen.
Die Inhalte und Themen der Qualifizierung sind eng mit dem Organisationsalltag der TeilnehmerInnen verknüpft.
3. Inhalte der Qualifizierung für interne Prozessauditoren und Auditorinnen
Dauer der Qualifizierung: 5 Tage
TN Zahl: 16
Qualifizierungsort: Bundesfinanzakademie
Das Ausbildungskonzept für interne Auditoren war so angelegt, dass im Rahmen des Qualifizierungsprozess jeweils eine TeilnehmerInnengruppe von 4 Personen ein konkretes Audit für den Auditprozess im Jahr 2005 vorzubereiten hat (Auditcheckliste, Vorgespräch, Be-richtstruktur etc..). Diese Teilnehmergruppen wurden im Rahmen der Ausbildung wie Projektgruppen geführt.
Der Aufbau des Qualifizierungsprogrammes folgte dem Auditprozess, so wurde am ersten Qualifizierungstag zu Audits allgemein, am zweiten Qualifizierungstag zu Auditvorbereitung, am dritten Qualifizierungstag zu Auditdurchführung, am vierten Qualifizierungstag zu Auditnachbereitung gearbeitet ; am fünften Qualifizierungstag waren Sequenzen zur Integration des Gelernten und zum Rollenwechsel zum Internen Prozess-Auditor geplant.
Die konkreten von den TeilnehmerInnen vorzubereitenden Audits wurden vom Auftraggeber festgelegt.
Die Beraterin ging bei der Qualifizierung für interne Auditoren und Auditorinnen davon aus, dass
es bei dieser Qualifizierung vor allem darauf ankommt, die fachliche und die Kommunikationskompetenz des Auditors, der Auditorin zu fördern
Interne Auditoren an ihrem Auditverhalten und an ihren Auditergebnissen gemessen werden.
Auditieren über Erfahrung gelernt werden kann, das heißt, im Rahmen der Ausbildung werden konkrete Auditsituationen erarbeitet, gespielt und ausgewertet (?Lernen am Konkreten?).
es das Hauptziel ist, die zukünftigen internen Auditoren und Auditorinnen zu befähigen, die konkreten Auditsituationen gut und im Sinne einer Qualitätsverbes-serung für das Bundesministerium für Finanzen zu meistern.
4. Methodik
Eingesetzte Methoden waren:
Präsentationen/Inputs (Qualitätsmanagement und Audittechnik)
Gruppenarbeiten
Einzelarbeit
Arbeiten in Dyaden
Rollenspiele
Aufstellungen
kreative, humorvolle Arbeit (Collagen etc.))
Wahrnehmungsübungen
konkrete Fallarbeit an konkreten Auditsituationen
Neben den inhaltlich unterschiedlichen Schwerpunkten der einzelnen Module kom-men folgende Elemente immer wieder vor:
Reflexion und Feedback innerhalb der Teilnehmergruppe in Bezug auf Auditorenverhalten
360 Grad Evaluierung der Qualifizierung und der Wirkungen der Qualifizierung im Rahmen einer Großgruppe.
5. Nutzen und Wirkung
Die ausgebildeten Prozessauditorinnen wurden als AuditteamleiterInnen bei 9 verschiedenen Prozessaudits in verschiedenen Ämtern der Steuer- und Zollverwaltung in ganz Österreich eingesetzt.
Folgende Prozessaudits wurden durchgeführt:
Zollverfahren/Kontrollen
Abgabensicherung
Verfahrensrecht
Verbrauchsteuern
Umsatzsteuer
Grunddaten
GPLA
Lohnssteuer
Einkommensteuer
Aus diesen Audits heraus wurden gemeinsam mit den auditierten Einheiten über 100 Empfehlungen in folgenden Bereichen erarbeitet, die jetzt schrittweise umgesetzt werden.
Personalstruktur
Aus- und Weiterbildung, Personalentwicklung:
Kommunikation, Informationsaustausch
Prozessoptimierung, Arbeitsaufteilung
IT Verbesserungen
Dokumentation, Wissensmanagement
Zu Beginn 2006 wurde eine Art 360 Grad Feedback-Evaluierungsveranstaltung
über den Auditprozess im Jahr 2005 durchgeführt. In dem die Auftraggeber, Auditoren, Auditteamleiter und MitarbeiterInnen aller Hierarchiebenen der auditierten Fi-nanzämter (Vorstände, Fachvorstände, Teamleiter und Mitarbeiter) gemeinsam die unterschiedlichen Auditphasen im Jahr 2005 diskutierten, Stärken und Stolpersteine für diese Auditphasen herausarbeiteten und daraus Maßnahmen für den weiteren Auditprozess ableiteten.
