Event-Management mit Outlook & Access

Mit Hilfe einer Kombination von Microsoft Access und Outlook konnte hier eine Komplettlösung für die Planung von Events und Künstlern geschaffen werden. Die vorhandene Organisations- und Kommunikationsstruktur in Outlook wurde optimiert und dient als Basis für die Verwaltung der einzelnen Veranstaltungen und Auftritte von regionalen und internationalen Künstlern. Während früher viele Daten mehrfach in verschiedenen Programmen (Outlook, Verwaltung, Fakturierung) erfasst werden mussten, wird jetzt der komplette Ablauf über ein einziges System abgewickelt. Damit konnte der Verwaltungsaufwand um über 1/3 reduziert werden. Durch die frei gewordenen Ressourcen ist eine Expansion möglich und es können in weiterer Folge mehr Aufträge abgewickelt werden. Mit Hilfe von automatisch erzeugten „Auftragsdatenblättern“ als PDF, die im Hintergrund in der Dropbox abgelegt werden, stehen sämtliche Informationen jederzeit auch am Handy zur Verfügung.